Professione forense

I suggerimenti del CNF agli Organismi di mediazione forense per gestire la fase 2

Redazione
avvocato

di Fabio Valerini

Se le parti lo vorranno, sarà possibile per gli organismi di mediazione svolgere la mediazione in videoconferenza anche senza necessità, fino al 31 luglio 2020, di modificare il regolamento che non la dovesse prevedere.
Per gestire questa fase il Consiglio Nazionale Forense venerdì scorso ha inviato ai presidenti degli ordini e ai responsabili degli organismi di mediazione forense “Suggerimenti in merito al d.l. 17 marzo 2020 n. 18 convertito in legge 24 aprile 2020 n. 27”.

La norma di riferimento. Ed infatti, il legislatore ha previsto una norma ad hoc per gestire la mediazione in questo periodo (ma, in realtà, come vedremo, anche per la fase successiva). Si tratta dell’articolo 83, comma 20-bis d.l. 17 marzo 2020, n. 18 così come convertito con modificazioni in l. 24 aprile 2020, n. 27 e, poi, ulteriormente modificato dal d.l. 30 aprile 2020, n. 28.
Norma che facilita la mediazione telematica e che consente agli organismi di mediazione – e qui risiede la maggiore novità oltre alla sottoscrizione del verbale - di utilizzare un sistema di videoconferenza e non necessariamente una piattaforma telematica rispetto alla quale il Ministro aveva indicato le caratteristiche in una sorta di regolamento tecnico.

Ripresa del servizio. Ebbene, dal 12 maggio il CNF suggerisce agli Organismi Forensi di riprendere il servizio avendo cura di seguire, compatibilmente con la dotazione di mezzi e persone dell’ufficio, alcune indicazioni come lo smart working del personale (“consentendo la gestione delle pratiche da remoto così come l'aggiornamento per via telematica degli avvocati e dei mediatori sullo stato delle procedure in corso”), il deposito telematico, mediante invio per posta elettronica certificata, delle nuove domande di mediazione e dei documenti relativi ai procedimenti in corso.

Precedenza alle demandate. Il CNF ricorda, poi, di procedere alla fissazione di un nuovo incontro per i procedimenti per i quali gli incontri precedentemente fissati siano stati rinviati a data da destinarsi (ed infatti, dal 9 marzo all’11 maggio erano stati sospesi tutti i termini dei procedimenti di mediazione) dando precedenza, nella calendarizzazione, alle mediazioni demandate dal giudice per le quali è opportuno anticipare l'attività in funzione della data d'udienza, al fine di completare, se possibile, la mediazione in tempo utile.
Il CNF richiama l’attenzione anche sull’importanza di rinnovare la convocazione delle parti e dei difensori nei procedimenti in corso ove il primo incontro sia stato rinviato, con modalità che assicurino l'avvenuta ricezione della comunicazione da parte dei destinatari.

Mediazione da remoto. Gli incontri in presenza potranno svolgersi (sempre nel rispetto delle norme emergenziali “previa intesa con le istituzioni sanitarie, garantendo il rispetto di tutte le regole prescritte per la prevenzione del contagio da Coronavirus” e garantendo, quindi, la salubrità dei locali.
Tuttavia, proprio tenendo conto che nella fase 2 potrebbe essere complicato svolgere come prima gli incontri di mediazione fisica, il CNF suggerisce come preferenziale la modalità di svolgimento degli incontri di mediazione da remoto, consentendo al mediatore “il collegamento anche da postazione sita presso il proprio studio o abitazione” (in ciò distinguendosi il mediatore dal giudice civile che, per il momento e diversamente dai suoi colleghi, è tenuto a svolgere l’udienza civile da remoto nel proprio ufficio).
Peraltro, gli organismi iscritti al registro ministeriale, fino al 31 luglio potranno svolgere la mediazione telematica tramite sistemi di videoconferenza anche in assenza di apposita previsione del proprio regolamento come ha ricordato anche un avviso pubblicato sul sito del Ministero della Giustizia.

Precauzioni per l’incontro da remoto. Secondo il CNF, oltre alla necessità del previo consenso di tutte le parti previsto dalla legge, la piattaforma dovrà anche “consentire il riconoscimento delle parti e la loro contestuale presenza a video. L’eventuale disconnessione del segnale video durante la sessione sarà motivo di sospensione della stessa” (ovviamente, aggiungerei io, quelle volte in cui non sia possibile ripristinare la connessione in tempi ragionevoli).
Inoltre, ricorda anche che la fornitrice della piattaforma prescelta deve rispettare la normativa in materia di privacy (“in particolare, nel caso in cui i dati possano essere trattati al di fuori dello spazio economico europeo, deve far riferimento ad una decisione di adeguatezza della Commissione UE o del Garante (nel caso di server negli USA il riferimento è il Privacy Shield”).
Nessun dubbio, quindi, che il rispetto della privacy rappresenta una verifica preliminare che attiene già alla scelta da parte dell’organismo del sistema di videoconferenza o della piattaforma (in questo senso già le Linee guida dell’UNAM e il mio Conversione del Cura Italia e novità processuali: dall’espropriazione immobiliare, alla mediazione, passando per la procura alle liti nell’edizione del 27 aprile scorso).

Stanze virtuali… Secondo il CNF il sistema prescelto dovrà prevedere che “l’accesso alle stanze virtuali sia riservato ai soli soggetti coinvolti nel procedimento di mediazione tramite link dedicato con password o chiamata diretta da parte dell’organismo o del mediatore”.
A tal fine “a cura della segreteria dell’organismo sarà inviata una comunicazione recettizia con congruo preavviso, preferibilmente non inferiore a 7 giorni - salvo improrogabili ragioni di urgenza - ai procuratori delle parti, con indicazione di giorno, ora, modalità di collegamento tramite link inserito nella comunicazione stessa e modalità di accesso agli atti ostensibili”.
Inoltre, andrà ricordato a tutti i partecipanti alla videoconferenza che sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli artt. 9 e 10 d.lgs. 28/10 e che “è vietata ogni possibilità di registrazione dell’incontro, escluse le ipotesi di formazione dei mediatori, previo consenso delle parti”.

…e sessioni separate. “Per le sessioni separate il mediatore dovrà escludere temporaneamente dalla videoconferenza le parti non interessate, qualora il sistema lo consenta. In alternativa il mediatore dovrà creare ulteriori stanze virtuali alle quali far accedere solo le parti interessate alla sessione separata”.

Comunicazione della proposta. Nel caso in cui il mediatore formula la proposta di conciliazione “la segreteria dell’Organismo la comunica tempestivamente a tutte le parti trasmettendola a mezzo posta elettronica certificata ai procuratori, indicando le modalità e l’indirizzo telematico al quale far pervenire nei termini di legge l’eventuale accettazione o rifiuto motivato”.

Sottoscrizione del verbale. Da ultimo, l’aspetto sicuramente più delicato nella mediazione da remoto e, cioè, la modalità di sottoscrizione del verbale.
Il mediatore, una volta predisposto il testo del verbale avrà cura di condividerlo con le parti e gli avvocati e, una volta formato, “il verbale dell’incontro di mediazione insieme all’eventuale accordo in formato pdf va … condiviso dal mediatore con le parti e i procuratori per posta elettronica, PEC o caricamento sulla piattaforma”.
A questo punto si dovrà sottoscrivere il verbale e l’eventuale accordo. A tal fine le parti private che partecipano all’incontro di mediazione da una postazione separata dal proprio difensore devono essere dotate di firma digitale in corso di validità ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAdES, PAdES o sistema SPID) o, in alternativa, di stampante e scanner al fine di garantire la possibilità di sottoscrivere analogicamente il verbale e l’eventuale accordo.
Il difensore, con la propria firma digitale sul verbale e/o accordo certifica anche l’autografia della sottoscrizione della parte assistita come previsto espressamente dall’art. 83 comma 20-bis.
Condivisibilmente, il CNF suggerisce “per una maggiore fruibilità e semplicità di scambio del documento, si consiglia l’utilizzo della sola firma PAdES” che, certamente, semplifica la lettura dei file.
Infine, “il procedimento si conclude[rà] con la trasmissione al mediatore del file, contenente il verbale e l’eventuale accordo, firmato da tutte le parti e da tutti i procuratori. Il mediatore sottoscriverà digitalmente il file ai fini dell’esecutività dell’accordo” e il verbale resterà depositato presso la segreteria “che rilascerà duplicato informatico alle parti che ne facciano richiesta”.

 

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